Den allt för knappa nivån på underhållet leder till utrustning som är i dåligt skick vilket i sin tur leder till ostabil eller störd produktion. Detta samband ser vi emellanåt när vi gör underhållsanalyser hos kunder. Driftsäkerheten är för låg och det är uppenbart att man ”ligger efter” med underhållet.

Ofta, inte alltid, finns en tydlig insikt om att utrustningen är sliten, eftersatt eller i värsta fall uttjänt. Organisationerna som vi arbetar med kan inte alltid verifiera detta faktum i absoluta tal. Vad skulle det kosta att återställa anläggningarna i produktionsgillt skick igen? Det är ju just denna kostnad som är måttet på den fysiska underhållsskulden.

En skuld som inte syns i balansräkningen, men som påverkar resultaträkningen, i form av ineffektivitet, resursslöseri och utebliven produktion. Acceptansen hos kunderna är hög när det gäller att slå fast att det finns en fysisk underhållsskuld, få argumenterar emot detta.

Ovanligare är det att kunder pratar om att man har en strukturell underhållsskuld. Det kräver antagligen mer utblick, insikt och kunskap för att slå fast detta. Sällan har jag träffat kunder som kunnat presentera ett värde på den strukturella underhållsskulden. Vad kan då denna strukturella skuld bestå av?

Organisation: Det är inte ovanligt att underhållsorganisationen saknar vitala delar för att kunna fungera effektivt och leverera det som skall levereras. Ofta är underhållsorganisationen tillräcklig då det gäller praktisk kompetens, händer och fötter, men för tunn då det gäller de delar som skall styra och utveckla verksamheten. Exempelvis saknas inte sällan planering/berednings-funktioner och underhållsingenjörer. Att få dessa funktioner till stånd tar tid och kostar pengar, men de är nödvändiga för att få verksamheten i ordning.

Kompetens: Ett annat vanligt problem är kompetensbrister. Utifrån hur underhålls-uppdraget ser ut så måste rätt kompetens finnas tillgänglig. För att säkerställa rätt kompetens, måste kompetensbehovet på längre sikt fastställas, vidare måste  en plan för hur den nödvändiga kompetensen skall erhållas eller att utvecklas finnas. Vi har varit på många företag där man har stora pensionsavgångar i närtid 1-3 år där man inte har lagt två strån i kors för att säkra kompetensen när erfarna medarbetare slutar.

Rutiner och processer: Här är det vanligt med brister. Genomarbetade arbetssätt saknas, olika grupper och individer arbetar på olika sätt. Arbetsätt som ”bara blivit till” är vanliga i stället för genomtänkta arbetssätt. Standardisering och formalisering är svag eller saknas. Ett vanligt problem vi stöter på är en haltande, svag eller illa fungerande arbetsorder- och planeringsprocess, vilket skapar oreda och ineffektivitet.

Dokumentation: Detta är något man ofta nämner då vi talar som strukturell skuld. Dokumentation är konkret och påtagligt och det är enkelt att fastslå att ritningar, dokument, manualer, scheman, etcetera saknas, inte är uppdaterade eller i ordning. Vanligt är att dokumentation är utspridd och dåligt underhållen. Det man ofta förbiser i denna fråga är sådant som FU-instruktioner, beredningsunderlag och historik, här kan det ofta vara stora hål.

Systemstöd: Många företag har idag underhållssystem, men många av dessa är illa uppsatta och dåligt utnyttjade. Den effekt som systemet ger är en bråkdel av den möjliga potentialen för systemet. Inte sällan hänger detta ihop med de andra områden som nämnts här ovan. Det ena resulterar i det andra. Saknas exempelvis kompetens och resurser så blir inte underhållssystemet rätt uppsatt eller rätt använt.

Reservdelar och förråd: Detta är också ett område där det är vanligt att utvecklingen blir eftersatt. Fysisk oreda, bristande förutsättningar, ostrukturerat, etcetera. Resultatet blir att repetitionstider förlängs, kapitalbildningen ökar och ineffektiviteten grasserar. Inte sällan ser vi ett smygande och gradvis förfall i förråden. Det är särskilt vanligt då förrådsverksamheten blir en bisyssla.

Det finns flera områden där vi kan hitta strukturella skulder. Intressant är att denna typ av underhållsskuld kan finnas i både stora och små företag.

Kanske något att fundera på? Har ni en strukturell underhållsskuld på ert företag?

Per Möller