En fråga som alla UH-chefer ställs inför är om underhållssystemet ska vara en modul i ett övergripande affärssystem eller om man ska satsa på ett system som är specialiserat på underhåll. Man brukar använda termen Best of Breed (BoB) för de sistnämnda och Enterprise Resource Planning (ERP) för de förstnämnda.

Det finns argument både för och emot men ofta ställs underhållsavdelningen inför ett beslut som redan är taget, där en utvärdering gjorts utifrån andra avdelningars perspektiv, exempelvis ekonomi eller IT.

Naturligtvis är bolagets verksamhet en viktig parameter vid en sådan utvärdering – är underhållet en central funktion för att klara produktionsmål, tillgänglighet, säkerhet och miljökrav eller kan man klara sig med ett enklare system? Oavsett verksamheten så finns det ett antal aspekter på valet som vi försöker adressera nedan och som påverkar det vägval man gör.

Sist i kön

En utrullning av ett ERP system är en ganska lång och tidskrävande process. Även om man inte har valt någon av de stora internationella drakarna, där projekttiden mäts i år eller decennier i vissa fall, så är det ett omfattande arbete. Det är väldigt vanligt att man i ett sådant projekt försöker ”skiva elefanten” och göra en indelning i faser, geografiskt eller funktionellt eller en kombination av båda. I de fall man väljer att göra en funktionell indelning är det snarare regel eller undantag att underhållsmodulen kommer sist eller bland de sista i kön.

Integrationer

Integrationsfrågan är ofta ERP-leverantörernas huvudargument och används som skrämselskott för att övertyga beslutsfattarna om systemets överlägsenhet. Vad man missar att berätta är att det är ett inte försumbart arbete att integrera underhållsmodulen även om det är inom ramen för samma ERP-system. I en integration mellan två moderna system, med stöd för modern integrationsteknik, är det nämligen inte den tekniska integrationen i sig som är kostnadsdrivande utan snarare att bestämma hur processerna mellan inköp, förråd, underhåll och ekonomi ska se ut och hur den ekonomiska uppföljningen ska göras. Det är ett arbete som måste göras oavsett lösning, och som ofta är betydligt mer omfattande än att implementera lösningen rent tekniskt.

Integration mot ekonomisystemet, eller ”sifferkyrkogården” är dock bara en sida av saken. De integrationer som är väl så viktiga för att få verksamheten att flyta störningsfritt är snarare de som vänder sig mot de produktionsnära systemen för att samla in relevanta mätvärden, larm och kritiska tillstånd.

Fundera på: Vilka integrationspunkter blir aktuella i er miljö, inklusive integrationer mot produktionsnära system?

Utvecklingsfokus

Nya standarder och principer för underhåll tillkommer ständigt och de utrustningar vi köper blir allt smartare och kan lämna ifrån sig allt mer sofistikerade data om hur de mår och vad de vill ha i form av service och underhåll.

Fundera på: Vilken utvecklingsbudget går till underhållsprodukten? Be att få se en plan för den tänkta utvecklingen. Om argumentet för ERP-systemet är att ”vi fick underhållsmodulen på köpet så det är ingen licenskostnad” är utvecklingsbudgeten ännu mer intressant. En produkt som inte genererar några intäkter kommer knappast att prioriteras i utvecklingen.

Uppgraderingar

I de flesta supportavtal ingår nya versioner med tekniska och funktionella förbättringar. En uppgradering av ett ERP-system kan vara ett omfattande projekt och görs inte oftare än absolut nödvändigt, vilket kan innebära en lång väntan på de där funktionerna som ”kommer i nästa release”. En uppgradering av ett BoB system kan också vara omfattande men ändå inte i samma dignitet, vilket gör det enklare att få nytta av ny funktionalitet.

Kompetensen

Implementation av underhållsmodulen ställer stora krav på erfarenhet av underhållsprocesserna. Leverantörerna har ofta ett nätverk av partners specialiserade på olika branscher eller funktioner. Inte sällan har de också egna produkter som kompletterar lösningen, exempelvis för mobilitet, rondering, OEE eller andra produkter.

Fundera på: Vilka partners finns som är specialiserade på underhåll? Vilka egna produkter har dessa? Vilka övriga produkter relaterade till underhåll har leverantören färdiga gränssnitt med?

Sammanfattning

Som påpekades inledningsvis är verksamheten och medarbetarna det centrala i valet av system. Alltför många exempel finns där man köpt in ett nytt system och förlitat sig på att systemet i sig ska lösa problemen. Efter en lång implementation finner man att det nya fina systemet gör i stort sett samma sak som det gamla. Kanske man rentav finner att de funktioner som var avgörande för valet inte har kunnat användas fullt ut.

Det finns inga genvägar. En engagerad och kunnig projektgrupp kan göra storverk med ett relativt enkelt system. Motsatsen kommer aldrig att lyckas oavsett hur mycket finurlig funktionalitet som finns i systemet och oavsett hur mycket pengar som spenderas på implementationen.

Bengt Brander

Projektakuten Bengt Brander AB

0790 - 73 10 57

VILL DU SKRIVA PÅ DENNA SIDA?

Har du något som du vill argumentera för eller emot, skicka då din text (max 4500 tecken inklusive blanksteg) och en högupplöst bild på dig själv till: christer.akerlundh@nordiskemedier.se

Artikeln är en del av vårt tema om Debatt.