Förrådet en viktig del av underhållssäkerheten
Genom alla åren som konsult på Idhammar så har jag varit i ett par hundra underhållsförråd med minst sagt varierande standard. De bästa har varit välordnade och välorganiserade samt bemannade med kompetent personal. De sämsta har varit undangömda ”skrotstationer” i källaren utan någon som som helst struktur eller ordning. De har oftast varit utan bemanning, möjligtvis har ”någon” haft förrådet som en tillika uppgift.
Vad beror dessa skillnader på?
Jo, att i företag med välordnad material- och reservdelshållning så finns det eller har funnits någon som kan räkna. Förrådet och tillgången till förrådsmaterial är ju en del av underhållssäkerheten och en viktig kugge i underhållets inre effektivitet. Få företag vet exakt vilka kostnader som uppstår då det blir brist eller väntetid på reservdelar. Det som skiljer agnarna från vetet är att vissa företag förstår att det kan uppstå höga eller mycket höga kostnader då bristsituationer uppstår. Inte nog att man förstår, utan man agerar utifrån denna självklara insikt.
Ofta har det funnits en förrådsfunktion, denna har bemannats med mer eller mindre kompetent personal men under åren har denna funktion rustats ner under perioder av personalrationaliseringar. Gemensamt för denna bild är att det inte har funnits någon som på ett initierat sätt kunnat ta diskussionen med ledningen om lämpligheten med detta. Till sist dör förrådsfunktionen ”sotdöden” och man tappar kontrollen över underhållsmaterial och reservdelar.
Men förrådet är väl gratis i alla fall?
Jo, det obemannade förrådet må ju vara ”gratis” så till vida att det inte finns personalkostnader och att det inte debiteras hyra för utrymmena. Men, förrådet har nästan alltid ett bokfört värde, det har ett ”reellt” värde och det har ett ”driftsäkerhetsvärde”. Det är de två sista faktorerna vi måste fokusera på om vi skall få ordning på det hela.
Hur uppstår då kostnaderna i en oordnad förrådsverksamhet? Vi kan ju utgå från Lean filosofins syn på slöseri och slöseri driver kostnader.
- Vi har väntetider för att få tag i artiklar som vi inte har men borde ha haft. Väntan kommer att påverka effektiviteten både i produktionen- och underhållet.
- Vi kommer att bygga extra lager. Det är inte ovanligt att dubletter och tripletter ligger i oroordnade förråd.
- Oordnade förråd kräver mer förflyttning av både människor och material och ett oordnat förråd är inte logistiskt rationellt.
- En hel del omarbete eller dubbelarbete kommer att uppstå. Då vi inte har kontroll så kommer vi att exempelvis få beställa sådant som finns eller kommer vi att använda material som inte är fullgott, vilket förkortar livslängden på maskiner och processer där detta material nyttjas.
- Överarbete kommer att ske då vi ofta tvingas till provisoriska lösningar då reservdelar saknas.
- Självklart kommer onödig logistik och onödiga transporter att ske. Detta gäller både personal och material.
Om du nu känner igen det i detta helt eller delvis så är mitt råd att du börjar att mäta. Mät förlusterna i underhållsverksamheten och mät eller skatta hur stopptiden i produktionen påverkas av brist på material samt när felaktigt material används.
Det är ett faktum att mycket av det material som ligger i oordnade förråd inte är fullgott utan har kortare livslängd än normalt.
När du har fakta så kan du välja om förrådet behöver lyftas eller saker skall vara som tidigare. Men kan du genom din analys få ledningen att se reservdelsförrådet som en produktionsfaktor då är chansen stor att det blir läge för ett lyft.
I nästa avsnitt skall jag avhandla ”förrådslyftet” men jag kan redan konstatera att det är dyrt när man gör fel från början.
Per Möller