Underhållshandboken, har du hört talas om den?
Nej kanske du tänker, var köper jag den? Svaret är att den inte finns att köpa, den måste författas och det måste kanske göras av dig, käre läsare!
Ett levande ledningsystem är ett bra och tydligt rättesnöre i verksamheten, här finns allt ifrån övergripande strategi till handgripliga anvisningar om hur verksamheten skall ledas och drivas. När vi är ute på företag och utvärderar underhållsverksamhet så ser vi att det bara finns ett fåtal, om några styrande dokument för hur underhållet skall ledas och utvecklas.
Så i denna och följande artikel så tänkte jag avhandla hur ett enkelt och verksamhetsnära ”ledningssystem” för underhåll byggs upp och dokumenteras – ”underhållshandboken” Tankemässigt utgår jag från den utvecklingspyramid Idhammar använder, den beskriver logiskt och stegvis hur underhållsutvecklingen skall byggas nedifrån och upp, steg för steg, dock krävs en del inledande text och en del förtydliganden i ”Underhållshandboken”.
Handbokens inledning kommer därför att handla om definitioner, nomenklaturen, oftast enligt SSEN-13306 förklaras och fastslås. Vidare avhandlas ansvaret för produktionsresultat och utrustning samt det övergripande underhållsuppdraget från ledningen till organisationen.
Nästa steg blir att beskriva ledningsprinciperna för underhållsverksamheten, hur underhållsverksamheten styrs och leds i ”rätt riktning”. Hur nyckeltal används och vilka nyckeltal som används (vid behov definieras dessa) och hur verksamheten följs upp med olika tidshorisont, allt ifrån daglig styrning till årsrapport.
Vad underhållsverksamheten skall inriktas emot kräver en del tankar, inte sällan arbetar underhållsorganisationen med mångsyssleri, alltifrån akutunderhåll till teknisk utveckling och diverse andra tjänster, där för övrigt min absoluta favorit är att underhållet ansvarar för att julgranen utanför HK kommer på plats och lyser…. Resultatet av denna sammanställning skall vara en prioriterad ordning över uppdrag och uppgifter och en riktlinje om vad man gör i egen regi och vad externa gör bättre och billigare
Nästa kapitel blir en redogörelse för organisationen ansvar och befogenheter. De ingående befattningarna i organisationen avhandlas, handboken kan med fördel referera till befattningsbeskrivningar och styrande dokument i ledningssystemet. Underhållshandboken är ju ingen solitär utan skall korrespondera med övriga ledningsdokument. I detta avsnitt är det även lämpligt att avhandla hur kompetensbehov fastslås hur den faktiska kompetensen utvärderas och hur kompetensutvecklingsplanen tas fram.
Kommande kapitel handlar om anläggningen och hur den är uppbyggd och dokumenterad.
En av de viktigaste delarna att beskriva är risk och kritikalitet. Alla delar i anläggningen är ju inte lika viktiga för att skapa värde hos företagets kunder, vidare kan delar av anläggningen vara potentiella risker för människor, verksamheten och miljön. Detta är viktigt att kunna beskriva på ett objektiv sätt i en kritikalitetskartläggning, modellen och metod och hur detta dokumenteras beskrivs i handboken. Vidare skall handboken innehålla krav på de basdata som skall finnas till hands för att anläggningen skall kunna underhållas effektivt och säkert.
Någonting som kan verka så självklart så det inte behöver skrivas är att ordning och reda skall råda i produktionsutrymmen, verkstäder förråd samt på kontor. Hur detta ”ordning och reda”-arbete bedrivs metodiskt avhandlas i handboken. Ofta landar detta i att beskriva hur 5S som idag mer eller mindre är industristandard implementeras i verksamheten. Här bilägger vi ofta anvisningar och standarder för detta arbete.
I nästa nummer kommer jag att skriva om hur processerna beskrivs, hur inriktning på underhåll slås fast och hur planering och beredning styrs med mera.
På återhörande…
