Krönika: En konsults funderingar på framtiden
Av Ibland tänker jag att mitt jobb borde snart vara helt förlegat eftersom de grundläggande underhållsprocesserna har funnits i minst 2000 år. Det känns som om alla borde ha full koll på processerna och implementerat dem i några hundra år åtminstone. Sextus Julius Frontinus skrev redan år 97 rapporten ”De aquis” som innehåller detaljerade instruktioner för hur akvedukterna som ledde till Rom skulle underhållas. Alltså för 1928 år sedan. Sextus var författare, soldat, politiker och civilingenjör. Han var bäst känd som rådgivare åt flera regenter och just den här rapporten. Den är lång rapport och innehåller vattenflöden, silar, materialspecifikationer, placeringar av träd och mycket, mycket mer. Han beskriver också en fundamental underhållsprocess som går ut på att inspektera – prioritera – bereda – schemalägga – och sist utföra reparationer på akvedukterna. Känns det igen? Så jag tänker att man kan väl inte ha ett jobb där man utbildar och implementerar denna enkla och 2000-åriga process för alltid?
Eller kan man? Jo, det finns hopp för mitt yrke. Så sent som i måndags ringde ett par personer som leder en koncern med 16 pappersfabriker i Europa. De berättade i korthet att de inte gör speciellt mycket inspektioner och de hade inga beredare, än mindre någon beredning, men de hade lite schemaläggning inför stor-stopp. Min första tanke: Hur är det ens möjligt…? Har de inte läst De Aquis…? Nästa tanke var ju (lite skamlig) Vilken konsult-guldgruva!
Allvarligt? Hur kan man leda en hel koncern år 2025 utan att ha infört grundprocesserna i fabrikerna? Visst, vi som jobbar med ledarskap inom underhåll vet att det är svårt att få människor att göra det man vill, särskilt om det är ett stort företag med många anställda som ska formas om. Men hur kan vi missa att förmedla en fundamental process, som fungerat i 2000 år till våra medarbetare? Det är ofta jag besöker organisationer som inte ens har en beskriven förväntan (en dokumenterad arbetsprocess) på hur underhåll ska skötas och då blir det svårt för våra medarbetare att göra ett bra jobb och känna ägandeskap för underhållet.
Vi drar en parallell med en annan typ av fundamentalt underhåll som ätande och motionerande.Det kan även upplevas som en djungel då det skrivs miljontals böcker, alla med olika teorier, om hur, vad och när vi ska äta. Det blir en enda röra att försöka förstå vad “’äta rätt” betyder idag. Problemet med ätandet bara växer, det blir sämre för varje år. Vet ni att det dör mer folk från att äta för mycket än att folk svälter ihjäl för första gången i världshistorien? Galet!
Så det kanske inte är så konstigt att vi har problem att förtydliga våra underhållsprocesser. De kan bli väldigt komplicerade om man inte lägger manken till att förenkla dem.
Om ni inte har gjort det redan, så tycker jag att ni ska kolla igenom IDCON’s arbetsprocesser (t ex i vår beredning och schemaläggningsbok som finns på svenska eller artiklarna på www.idcon.com) och sedan skapa en enkelt beskriven process för dagligt underhåll. Som passar dig och ditt team. Det bör vara lättläst och kortfattat och ha tydliga rollbeskrivningar för varje uppgift i arbetsflödet. Nästa steg är att utbilda, coacha (visa och vara med ute på golvet) och följa upp så att allting flyter bra. Jag rekommenderar även starkt att sätta upp KPIer för att följa upp processerna med tiden.
Men först och främst – börja med att ha en tydlig process, helst en som drift och underhåll kommit överens om. Gör som Sextus – ge kejsarna (ledningen) tydliga förväntningar och medarbetarna en möjlighet att förbättra och vips så har du otroligt fina odds att lyckas. Jag är helt övertygad att även om han var duktig och jobbade hårt för att bli huvudrådgivare över vattenflödet och avloppet i Rom, så hade nog Sextus inte sett framför sig att andra civilingenjörer skulle läsa och lära av honom 2000 år senare. Han gjorde nog bara det som var bäst för staden, mest effektivt, lönsamt och enklast att underhålla. Och det är väl dit vi alla vill nå, eller hur?
Är det något ni vill bolla, kanske att få till rätt nivå på processerna eller funderar på hur ert CMMS passar in, hör gärna av er. Jag kan skicka exempel eller visa hur vi har gjort det hos andra kunder över ett Teams möte.