Den skall vara inriktad på organisatoriska-, driftsäkerhetsmässiga och ekonomiska faktorer i förrådet och visa på hur förrådet fungerar idag och vilken potential det finns i att få ordning på förrådet och reservdelshållningen.

Den ekonomiska potentialen som kan påvisas består ofta av förvaltningskostnader, kapitalrelaterade kostnader och driftsäkerhetsrelaterade kostnader. Förrådsanalysen omsätts därefter i en plan för hur förrådsverksamheten skall bringas i ordning.

Planen ser olika ut beroende på ”var resan startar”. En tämligen välordnad verksamhet kommer att ha en plan som är inriktad på att optimera reservdelsstyrning och ekonomi. I en oordnad förrådsverksamhet få man börja med det grundläggande, fysiska.

I ett företag som inte alls har lagt fokus på förråd och reservdelsstyrning kan det råda oordning både fysiskt och i systematiken. Här får man börja med att skapa den grundläggande ordningen för verksamheten. Det mest basala är lokaler och utrustning, men för att kunna dimensionera detta rätt måste en första genomgång och utrensning göras.

Inte sällan är förrådet fullt av skrot, Det kan vara begagnad utrustning, delar till maskiner som skrotats och allehanda ”bra att ha grejer”. Allt detta kastas, trots att det kommer att ”gnylas” och protesteras. Vidare kan det bli uppenbart att förrådet innehåller en (stor) mängd artiklar som kan förrådshållas av leverantörer.

Därefter kan lokalbehovet dimensioneras och lösas. När en eller flera ändamålsenliga lokaler finns så skall dessa inredas med utrustning för att kunna förvara de grejer som skall finnas i förrådet. Ofta finns hyllor och pallställ så det är bara att ställa dessa i ordning.Om det råder platsbrist så kanske man måste investera i smarta, men dyra, lösningar som paternosterverk för de mindre artiklarna. När förrådet inreds skall man inte bara tänka förvaring utan också godsmottagning, utlämning, inventering och artikelvård. Jo, reservdelar kan också kräva underhåll.

Sedan är det dags att organisera upp material och reservdelar fysiskt, hur detta sker beror på hur stort förrådet är och vilket nivå på systemstöd som finns. I ett stort bemannat förråd, där allt är registrerat, kan artiklarna läggas frekvensstyrt, det vill säga det som rör sig oftast ligger närmast ”luckan”. Om det är ett mindre förråd kan man dela upp förrådet i en generisk del, där förbrukningsmaterial och standardartiklar ligger, och en del där maskinspecifika delar ligger.

Alla artiklar skall förvaras separat (utom reservdelssatser) i ett fack, eller en låda.

Artikeln skall kunna identifieras med etikett eller streckkod, antingen på artikeln eller på lastbäraren. Om det finns artiklar som inte är registrerade i underhållssystemet så görs detta i samband med upplägget.

Om vi skall driva effektiv förrådsverksamhet så måste vi se till att personalen som arbetar med dessa frågor har rätt kompetens. Vidare måste vi ta fram de arbetsprocesser som skall användas i förrådet. Det finns ett 15-tal förrådsprocesser som skall implanteras för att vi skall har ett enhetligt och bra arbetssätt i förrådet.

När allt detta är gjort och vi har fysiska förutsättningar att börja förfina så kan vi ge oss in i förråds- och reservdelsstyrningen. Målet är att ha rätt artikel i rätt mängd och köpa denna vid rätt tillfälle till rätt pris och i rätt omfattning. Har vi inte gjort det tidigare så kan det vara dags att klassa artiklarna.

Klassningen kan ske dels i vilken typ av artikel det är: förbrukningsmaterial, förbrukningsreservdel och försäkringsreservdel. Vidare kan vi klassa artiklarna i varugrupper eller artikelgrupper. Fördelen med detta är att man får lättare att hålla isär artiklar och inte lägger upp dubbletter så lätt. Här brukar vi alltid hamna i frågor kring nomenklatur. Dessa diskussioner undviker man om man har ett system för klassificering till exempel SSG eller e-cl@sse.

För att få koll på artiklarnas rörelsemönster så tar vi ut en rapport över rörelsemönstret hos alla artiklar. Det vi initialt är intresserade av är artiklar som inte rört sig alls. De artiklar som inte rör sig skall vara försäkringsreservdelar till kritiska maskiner med långa ledtider vid anskaffning. En reservdel behöver inte finnas närmare maskeringen än detekteringstiden för fel plus demonteringstiden.

När vi gjort detta kan vi vända på kuttingen och titta på anläggningen. Har vi reservdelar till de mest kritiska maskinerna? Nästa steg är att gå igenom förrådet artikel för artikel och basera genomgången på volymvärdet (pris x saldo), här tittar vi på inköpsmönster, inköpskvantitet, beställningspunkter, med mera.

När vi har gjort denna genomgång kommer vi att ha ett förråd med lägre och sjunkande förrådsvärde och större driftsäkerhetsfokus än tidigare. Ett antal nyckeltal kan implementeras för att följa utvecklingen och för att åskådliggöra hur förrådet stöttar driftsäkerhetsverksamheten.

Stort eller litet förråd - här finns ofta ”pengar att tjäna”.