När vi är ute och arbetar i olika företag är det tydligt att något medarbetare får ”spelet” på är att man inte får information eller besked om saker och ting som man tycker det är självklart att man borde fått reda på. Det kan vara lite som historien om ”alla, någon, vem som helst och ingen”.

När det gäller underhåll så får vi ofta höra att man inget fått veta om nya projekt eller ny teknik som berör anläggningarna man arbetar i. Eller att rutiner skall ändras utan att medarbetarna får tillräcklig information eller får veta syftet med förändringarna. Ett annat vanligt problem är att man inte vet vilken underhållsstrategi eller underhållsnivå som skall tillämpas på anläggningarna.

Inte sällan får ”ledningen” eller chefen klä skott för dessa missförhållanden. För det är ju just det som det är om vi skall vara uppriktiga - missförhållanden. Men dessa sker ju oftast inte med uppsåt eller mening utan är ett resultat av en oklar organisation.

Organisationen består ju av en struktur, rutorna på papper ni vet, som beskriver ansvaret: Exempelvis är någon avdelningschef och denne rapporterar till någon (ovanför) samt vilka underställda som finns under denne avdelningschef.

Men detta blir vi ju egentligen inte så mycket klokare av. Att en produktionschef är ansvarig för produktionen är ju klart, men vad gör produktionsingenjören i rutan under denne chef? För att reda ut det måste vi titta på befattning och roller.

En befattning medför som regel specifika uppgifter och ansvar som den som innehar befattningen har tilldelas. En persons anställning i en organisation är oftast kopplad till en befattning. Befattningen förutsätter ofta en viss specifik kunskap.

En befattning kan dessutom innehålla flera olika roller i en och samma organisation, till exempel kan produktionsingenjören ha roller som produktionsspecialist och projektledare. Det är just i detta det ofta brister, rollbeskrivningarna är ofullständiga, oklara och otydliga. Om vi nu tänker oss att produktionsingenjören har en roll som projektledare, vad innebär det? Jo, han eller hon skall leda projekt. För projektledarrollen skall det finnas en tydlig rollbeskrivning. Vi kan ju även tänka oss att kollegan, underhållsingenjören leder projekt. Önskvärt är att rollbeskrivningen för alla projektledare skall vara så standardiserad att den även kan täcka detta.

Rollbeskrivningen kan bland annat slå fast att projektledarrollen innefattar att se till att organisationen informeras löpande om projektverksamheten, så slipper man förhoppningsvis dessa överraskningar. Inte sällan beskrivs hur projekt organiseras och drivs i en projektinstruktion, som i sin tur kan knytas till rollen som projektledare. 

En annan roll som produktionsingenjören kan inneha är att ha anläggningsansvar för en anläggning eller en anläggningsdel. I detta ingår att han eller hon gör upp en strategi för drift och underhåll av anläggningen under dess livslängd, eller tar ställning till om det skall underhållas eller reinvesteras i anläggningen eller om den rent av skall skrotas.

Även i denna rollbeskrivning skall beskrivas att beslut och budskap skall spridas i organisationen.

Underhållsingenjören å sin sida har kanske ansvar för arbetsorderprocessen. I rollen ”ansvarig för underhållsprocesserna”  ingår att ta fram beskrivningen av processen, att förankra den och att implementera den. Om nu detta sker i enlighet med vad som är beskrivet kommer säkerligen ”knorret” kring nya rutiner att minska, medarbetarna får bakgrund och information i tid om vad som är på gång. 

På detta vis kan vi bygga upp en hierarki av befattningsbeskrivningar – rollbeskrivningar och beskrivningar av rutiner. Följer vi dessa så blir det som man brukar att säga ”ordning på torpet”, vilket är bra för ”alla”.

En bra plats att samla allt detta på är i ”underhållshandboken” som beskriver allt det som skall till för att ett förstklassigt underhåll skall kunna bedrivas.

PS Vill du ha historien om ”Alla, någon, vem som helst och ingen” så maila mig. DS