Underhållshandboken, del 2
I min förra artikel om en underhållshandbok började jag beskriva hur underhållet är uppbyggt och ”hänger ihop”, i denna del fortsätter jag beskrivningen men före det en kort rekapitulering.
I förra avsnittet beskrev jag ansvar, organisation, befogenheter, ordning och reda
och anläggningskrav. Detta är frågor som hör hemma i ”princip- och strukturrutorna”.
Om vi fortsätter med struktur och systematik så måste vi fundera på hur vi arbetar med underhållets processer. En process är ett flöde som med fördel kan beskrivas grafiskt.
Min åsikt är att detaljeringsnivån, ”upplösningen”, skall vara tämligen hög och att
processen även skall beskrivas i förklarande text. Exempel på de processer som bör beskrivas är: Akut avhjälpande underhåll, uppskjutet avhjälpande underhåll, förutbestämt underhåll, förbättrande underhåll, tillståndskontroll, till exempel FU-rond, planering och beredning samt utvärdering av uppgifter.
Gemensamma och väl genomtänkta och utarbetade arbetsprocesser ger tydlighet,
effektivitet och minskar risken för misstag. Fördelen med att använda ett processbaserat arbete är att variationen i hur uppgifter löses minskar. Vidare kan de mest effektiva arbetssätten och metoderna arbetas fram och implementeras vilket givetvis är önskvärt.
Processerna tas lämpligen fram i work-shops där underhållsledning och -personal samt andra intressenter deltar. Resultaten från ”workshoparna” dokumenteras och blir ett kapitel i underhållshandboken.
En god struktur måste finnas i arbetet då allt inte kan beskrivas i underhållets
processcheman. Strukturfrågorna kräver att man tänker till ordentligt.
Det viktigaste att skapa struktur kring är säkerhetsarbetet. Ett exempel kan vara hur man skapar och använder arbetstillstånd, när och hur man gör riskanalyser, hur ”bryt och lås” skall fungera. Standardisering av arbetet är viktigt för att skapa ett ”spelsystem” i
verksamheten. Ett exempel på standardisering är att information, produktionsrapportering, avlämningar, arbetsorder etc. likriktas. Vidare så måste roller, arbetsuppgifter, ansvar och befogenheter klaras ut, vilket förvånande ofta inte är gjort.
Kommunikation och möten måste struktureras, styras upp och göras effektiva och standardiserade.
Prioriteringar av underhållsarbeten måste klargöras samt klassificeringar kring olika arbetstyper. Vilket beslutsunderlag som underhållspersonal och -ledning skall ha tillgång till för att ta rätt beslut och för att kunna ”göra rätt” måste slås fast när strukturfrågan behandlas. Alla beskrivningar av underhållets struktur samlas dels i beskrivningar som knyter an till processerna men även som ett eget avsnitt i underhållshandboken.
Men, nu finns det ingen plats för mer denna gång, vi fortsätter i nästa nummer…
